正確なデータ管理と柔軟な設定で請求・支払い業務を最適化。長期利用が支える運送事業の成長基盤

軽貨物配送を中心に、地域密着型の事業展開を続ける株式会社シェイクハート様。同社では、KBTグループ加入をきっかけに「コムトラックシステム」を導入し、請求・支払いをはじめとする基幹業務の効率化に長年取り組んでこられました。

現在は、拠点拡大やドライバー採用強化を進める中で、正確なデータ管理と柔軟な運用が可能なコムトラックシステムが、事業成長を支える重要な基盤となっています。

本記事では、請求・支払い業務の改善に加え、長期利用の中で実感されている信頼性と価値についてお話を伺いました。

請求・支払いの手間を整理。一元管理でスムーズな業務を実現

同社では、元々加入していたグループが「コムトラックシステム」を使っていたことをきっかけに、請求・支払いを中心とした基幹業務に長年にわたって活用いただいています。

——— 導入にあたって、どのような課題の解決を検討されていましたか？

導入当初、説明を受けた際に印象に残ったのは、ドライバーへの支払いと請求処理を、一度の入力でまとめて行えるという点でした。

請求書と支払い明細を、できるだけ手間なく作成できる仕組みが必要だったため、その点がニーズに合っており、導入後は請求・支払い業務の中心として使い続けています。

柔軟な設定と機能で、請求作成の作業性が向上

シェイクハート様では、毎月または週単位の締め日にデータを取り込み、請求書と支払い明細を作成するフローにコムトラックシステムを活用されています。

——— 請求作成の効率化について、具体的な効果を教えてください。

コムトラックシステムは、請求書発行時の手数料や、変動しやすいガソリン代なども柔軟に設定できるため、条件が多い請求処理でも無理なく対応できています。

また、最近の仕様変更やリニューアルでは、

• 伝票入力時のコピー機能
• 同一の発着地で連続して伝票作成できる機能

などが改善され、以前と比べて、請求作成の作業がだいぶやりやすくなったと感じています。

自社アプリと役割分担で無理のない運用

——— 請求・支払い以外の活用法について教えてください。

コムトラックシステムの主な用途は請求書と支払い明細の作成ですが、導入初期は車両の管理や割り当て機能なども利用していました。

現在は請求・支払いはコムトラックシステム、日々の運行管理は自社アプリと、用途ごとに役割を分けて使い分けています。

日々のドライバー稼働管理・出勤状況の記録・運賃計算などは、2024年4月の法改正に合わせてリニューアルされた自社アプリで管理しています。このアプリは、請求・支払い業務をコムトラックシステムで行うことを前提に、その他の運行管理部分を補完する形で運用しています。

正確なデータを積み重ねられることの強み

——— 長年のご利用を通じて、システム導入のメリットをどのように感じていますか？

特に大きな価値は、「正確なデータを、長期間きちんと蓄積できること」です。

ドライバーの自己申告に基づくデータは、実績と異なる可能性がある一方、コムトラックシステムに入力されているデータは請求・支払いの根拠となるため、精度と信頼性が高いと感じています。請求・支払いの根拠となるデータだからこそ、正確な状態で積み重ねられている点が、大きなメリットです。

迅速なサポート対応。長く使い続けられる理由

——— 長年のご利用の中で、弊社のサポート体制についてどのように感じていますか？

特に問い合わせが増えた時期は、インボイス制度開始や法改正に伴う仕様変更のタイミングでした。

それでも、サポート担当者との付き合いが長いこともあり、新仕様の操作が分からない際のフォローや業務上の要望を伝えた際の迅速な修正対応など、要望を伝えた際の対応も早く、その都度使いやすさが改善されてきたと感じています。

また、導入初期から他社システムとの比較機会はないものの、特に使いにくいと感じたことはありません。

今後の展望。全国への拠点拡大と採用強化に向けて

——— 今後の展望を教えて下さい。

今後は、福島など首都圏以外の地域への拠点拡大を進めていく計画があります。同時に、事業成長を支えるためのドライバー採用にも注力しており、従来の求人媒体だけでなく、TikTok・InstagramなどSNSを活用した採用活動も積極的に展開しています。

軽貨物運送の仕事に興味がある方は、ぜひSNSや求人サイトを通じて応募していただきたいです。

株式会社シェイクハート様 採用サイト